Miten ja mihin keskittyä, kun töitä on liikaa ja kaikki tuntuu tärkeältä?
Esihenkilön pahoinvoinnista on helppo syyttää kohtuutonta työmäärää. Valmista ei tule, vaikka työlle uhraisi vapaa-ajankin. Päinvastoin jatkuva uurastus heikentää suorituskykyä entisestään: Palautumisen puute ajaa ihmisen tilaan, jossa järki jähmettyy, luovuus loppuu, työnilo katoaa ja keho kipuilee. Tilanne helpottuu vasta omien ajattelu- ja toimintatapoja muutoksella. Sen jälkeen muutetaan ympäröivän organisaation ajattelu- ja toimintatapoja. Pinttyneiden tapojen muuttaminen voi olla hidasta ja haastavaa, mutta yksi valinta kerrallaan työntekoon saadaan järkeä. – Tässä artikkelissa tarjoan näkökulmia ja vinkkejä, jotta fokus on helpompi löytää, työt sujuvat helpommin ja työpäivän jälkeen on tyytyväinen olo.
Tasapaino luo edellytykset tehokkaalle ja tuottavalle työskentelylle
Inhimillinen suorituskyky on parhaassa terässä silloin, kun työ on mielekästä, keho ja mieli voivat hyvin ja kun aikaa ja energiaa riittää myös läheisille. Työssä menestyminen ei kompensoi heikkoa fyysistä kuntoa tai laiminlyötyjä ihmissuhteita. Pohdi mitä kaikkea tasapainoinen elämä sinulle tarkoittaa. Tarkastele arkeasi ja kalenteriasi: Löydätkö tasapainoa kokonaiskuvassa ja yksityiskohdissa? Tässä apuja tarkasteluun:
- Tasapaino on läsnä, kun elämässä on tilaa kaikelle arvokkaalle, ei vain työlle. Arvojen mukaan eläminen tarkoittaa, että arvoikkaimille asioille on varattu aikaa ja läsnäoloa. – Missä vaiheessa olen nyt asteikolla 1-10?
- Tasapaino on läsnä, kun työpäivä alkaa ja päättyy myönteisessä mielentilassa. Päivän aikana tasapainoa ylläpidetään hengittelyllä, ravitsemuksella, veden juonnilla, jaloittelulla, raittiilla ilmalla ja olemalla työyhteisön aktiivinen jäsen. – Missä kehitysvaiheessa olen nyt asteikolla 1–10?
- Tasapaino ilmenee työtehtävien keskinäisessä suhteessa ja työn tekemisen prosesseissa. Tiedänkö mikä on seuraavaksi tärkein tehtävä? Valitsenko tuottavimman tavan työskennellä, jotta aikaa jää myös pohdiskelulle ja yhteisöllisyydelle? Onko kalenterissa varattuna aikaa suunnitteluun, yksilöiden tukemiseen ja tiimin suorituskyvyn varmistamiseen? Osaanko vetää rajat sille mitä teen ja milloin olen tavoitettavissa? – Missä kehitysvaiheessa olen nyt asteikolla 1–10?
Tasapaino järkkyy, jos vaatii aivoiltaan enemmän kuin mihin ne kykenevät. Multitasking estää tietoisen keskittymisen ja putkeen paahtaminen syö suorituskyvyn. Pysähtyminen ja tilanteen objektiivinen havainnointi auttavat näkemään mitkä asiat ja työtehtävät ansaitsevat arvonimen prioriteetti.
Priorisointi onnistuu, kun arviointikriteerit ovat linjassa tavoitteiden kanssa
Esihenkilön työnkuva saattaa olla niin laaja ja tehtäviä niin paljon, että on turha edes yrittää priorisoida kaikkea mitä työpöydälle kasaantuu. Auttaisiko, jos kävisit ensin läpi, mitä ylipäänsä kannattaa tehdä, kun kaikkea ei kumminkaan ehdi tehdä? Tässä kysymyksiä tueksi:
- Mihin rooliin/rooleihin minut rekrytoitiin? Mitä ovat ne tehtävät, joista maksetaan palkkaa ainoastaan minulle? Mitkä ovat ne tehtävät, joita muut eivät voi tehdä?
- Onko vastuullani sellaisia tehtäviä, jotka ovat jäänteitä vanhasta roolista?
- Millä työtehtävillä ja projekteilla on eniten merkitystä tavoitteideni kannalta? Mitkä työtehtävät vaikuttavat eniten omaan ja tiimini tuloksiin lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä?
- Entä ns. nopeat voitot? Mitkä akuutit tehtävät ovat tärkeitä, edistävät oikeita asioita, eivät vie paljoa voimavaroja ja kannattaa tehdä heti pois päiväjärjestyksestä?
- Harhaudunko tekemään merkityksettömiä tehtäviä? Käytänkö esim. perfektionismia verukkeena siirtää epämiellyttäviä tehtävä tuonnemmaksi? – Kokeile antaa epämiellyttävälle tehtävälle 10 minuuttia aikaa. Huomaa, että ryhtyminen käynnistää motivaation ja teetkin työtä pitempään.
- Millä mittareilla onnistumistani arvioidaan? Jos suoritustani mitataan esim. henkilökohtaisilla myyntituloksilla eikä lainkaan esihenkilötyössä onnistumisella, niin onko syytä keskustella mittareista?
Kaoottinen arki uuvuttaa. Johtajan ykköstehtävä on varmistaa sujuvan työnteon edellytykset, eli että organisaation rakenteet, vastuualueet, prosessit ja seuranta ovat tarkoituksenmukaiset ja niihin on sitouduttu. Kun rakenteet ja prosessit ovat linjassa, on helppo löytää ja ylläpitää fokus.
Fokus tarkoittaa, että huomio ohjataan olennaiseen tekemiseen
Tärkeää on huomion hallitseminen, ei ajankäytön hallitseminen. Kirkas ajattelu ja oikeisiin asioihin keskittyminen säästävät aikaa! Kun stressi painaa päälle, mieti mihin sinun kannattaa panostaa. Suuntaa huomiosi niihin asioihin, joihin voit vaikuttaa, joita voit kontrolloida ja jotka ovat merkityksellisiä ja vaikuttavia tavoitteen kannalta. Aina on asioita, joihin ei voi vaikuttaa kuten se, että työtä on loputtomasti. Huono omatunto ja riittämättömyyden tunne vähenee, kun keskittyy tekemään sen, minkä pystyy ja hyväksyy, että se riittää.
Toivoa on heti, kun ottaa vastuun ja vallan omasta suorituskyvystään ja hyvinvoinnistaan. Havahtumisen lisäksi tarvitaan ihmiskokonaisuuden ymmärtämistä ja konkreettiset työkalut, jotta itseluottamus ja työnilo palaavat. On hoidettava syyt jatkuvaan kiireeseen ja ylikuormitukseen. Syitä hoidetaan esim. silloin, kun poistetaan turhat kokoukset, parannetaan kokouskäytäntöjä, sovitaan työnjaosta ja pelisäännöistä ja raivataan aikaa keskittyneelle työnteolle. Työtä on yhä loputtomasti, mutta asenne ja tekemisen tavat muuttuvat. Tärkeintä on pitää mielessä, että ainutkertainen ihminen ja ainutkertainen elämä ansaitsevat arvoisensa arjen.
Anna palautetta, jaa näkemyksiäsi tai lähetä viesti, jos haluat keskustella lisää.
040 195 5424 | pirkko@ingenious.fi
Kirjoittajasta
Pirkko Tavaila on bisnesviisas valmentaja, tiimityön kehittäjä ja yrityskulttuurin edistäjä, jolla on vuosien kokemus kansainvälisessä ympäristössä toimivien johtajien, asiantuntijoiden ja tiimien valmentamisesta suomeksi ja englanniksi. Hänen erityisosaamistaan on hyvinvoinnin ja tuloksenteon yhdistäminen.
